Архив на документи при ликвидация на търговски дружества

Законът за счетоводството (ЗС) постановява сроковете за съхраняване на счетоводна информация, както следва (чл.12, ал.1 ЗС):

1. ведомости за заплати – 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;

2. счетоводни регистри и финансови отчети, включително документи за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции – 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;

3. всички останали носители на счетоводна информация – три години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят.

Допустимо е счетоводната информация да се съхранява в частни или държавни архиви по реда на Закона за Националния архивен фонд (ЗНАФ).

След изтичането на горепосочените срокове, носителите на информация (хартиени или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд или в Националния осигурителен институт, могат да се унищожават (чл.13 ЗС).

При прекратяване на предприятие чрез преобразуване всички носители на информация се предават на правоприемника (чл.12, ал.3 ЗС).

Когато няма правоприемник, а предприятие се прекратява, единствената изрична норма по отношение на архивиране на информацията се отнася за ведомостите за работна заплата (чл.12, ал.4 ЗС) – те следва да се предадат в НОИ по реда на чл.5, ал.10 КСО. Към разплащателните ведомости се прилагат и трудови договори (заповеди за назначаване), заповеди за преназначаване, заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни, заповеди за прекратяване на трудови или служебни правоотношения.

Съгласно чл. 5.3. от СС 13 „Отчитане при ликвидация и несъстоятелност“ при заличаване на предприятие в ликвидация ликвидаторите предават в държавния архив счетоводните документи, които подлежат на съхранение. Нито счетоводните стандарти, нито ЗНАФ обаче регламентират документи, които трябва задължително да бъдат съхранени.

ЗНАФ допуска в архивите по закона да се предават документи и от политически партии, юридически лица с нестопанска цел и търговски дружества, които са декларирали желание за това (чл.56 ЗНАФ). Декларирането следва да е писмено, а приемане на документите се извършва след експертна оценка от Държавна агенция "Архиви" (чл.57 ЗНАФ). Условията по приемането, съхраняването и използването на документите се определят с договор (чл.58 ЗНАФ).

От изложеното следва, че в общия случай търговските дружества при прекратяване и ликвидация нямат задължение да предават в държавния архив документите си (различни от ведомости за работна заплата и свързаните с тях документи по КСО). При преценка, че архивите съдържат важна информация, то може да се потърси консултация от експерти към Държавна агенция „Архиви“.

автор: Мария Янчева

#архив #ЗНАФ #счетоводнаинформация