Командировките в страната - същност, документиране и признаване на разходи (първа част)

Командировката представлява промяна на мястото на работа на работника и служителя, без да се променя характерът на работа. Работодателят изпраща командированите лица да извършат конкретна служебна работа в друго населено място. Необходимостта от командироване се определя от работодателя, а също така и кой работник/служител да бъде командирован, къде и за какъв период от време. По време на командировката работниците или служителите изпълняват обичайните си трудови задължения, но извън мястото на постоянната им работа, посочено в трудовия им договор с работодателя.

Командировани лица могат да бъдат, както лица в трудовоправни отношения с дружеството, така и по извънтрудови отношения и договори за управление и контрол, като достатъчно условие за командироване е да съществуват договорни отношения между командироващото предприятие и изпратеното в командировка лице.

По изключение може да бъде командирован и работник или служител от друго предприятие /например експерти с доказан опит и висока квалификация в съответната област/ само при взаимно тристранно писмено съгласие между него, работодателя му и командироващия.

В практиката на счетоводителите доста често на дневен ред се поставя въпроса за командироване на собственик/съдружник, който не е управител по договор за управление и контрол. В този случай правото дружеството да командирова такова лице, също е свързано с наличието на договорни отношения, например договор за полагане на личен труд в дружеството, за възлагане на определен проект в пряка връзка с дейността на дружеството. Очаква се командированото лице, да изпълни конкретна дейност, непосредствено свързана с дружеството - подписване на договори за реализация на продукти и услуги, участие в семинари с тематика, която е от съществено значение за развитието на дейността, обучение във връзка с полагания личен труд в дружеството и др. подобни.

Кои лица не подлежат на командироване?

Не подлежат на командироване лица, които:

1. извършват постоянната си работа през време на пътуването - работници от локомотивни и други превозни бригади, шофьори, летци, моряци, ловни и риболовни надзиратели от подвижната охрана и др.;

2. изпълняват служебни задачи в границите на населените места, където е мястото на работата им, определено при възникване на трудовото правоотношение;

3. пътуват като пласьори на материали, стоки, продукция и в други случаи по граждански договори без предварително определен маршрут и възнаграждението им се определя в процент върху реализирания приход-оборот.

Документиране

Работодателят освен да определя и планира командировките, има и задължението да организира и документира тяхното провеждане и отчитане. Условията и редът за командироване в страната, размерите на командировъчните пари (пътни, дневни и квартирни), редът за отчитането им, както и правата и задълженията на командироващите и командированите са уредени нормативно в Наредбата за командировките в страната и чл. 121 и 215 от Кодекса на труда. Съгласно НКС (Наредба за командировките в страната), командироването на работници или служители се извършва единствено и само въз основа на предварително издадена писмена заповед. При особени обстоятелства, налагащи незабавно заминаване, командироването може да се извърши и чрез устно нареждане на командироващия, но в 3-дневен срок той е длъжен да издаде писмена заповед.

Важно!Съгласно чл. 121, ал. 1 и 2 от КТ, работодателят има правото да командирова работника до 30 календарни дни едностранно. При командировка с продължителност повече от 30 дни е задължително към заповедта да се приложи писмено съгласие от командированото лице. На основание чл. 310 от КТ работодателят не може да командирова бременна жена, работничка и служителка в напреднал етап на лечение ин-витро и майка на дете до 3-годишна възраст без нейното писмено съгласие.

Съдържание на заповедта за командировка

Заповедта за командировка, която работодателят издава, трябва да съдържа задължително следните реквизити: име на командироващото предприятие; име, месторабота и длъжност на командированото лице; начална дата и продължителност на командировката в календарни дни; населено място и обект на организацията, където се командирова лицето; пътни, дневни и квартирни пари; задача на командированото лице; вид на използваните транспортни средства и маршрут, и други данни, които имат значение за определяне правото и размера на командировъчните пътни пари; ръководител и лице, издаващо заповедта; име на предприятието, за чиято сметка са разходите за командировката.

Заповедта за командировка е поименна и се издава за конкретно лице. В тази връзка е и следният пример от страницата на Министерство на труда и социалната политика /МТСП/:

„Въпрос:Работници трябва да пътуват с една и съща задача командировка в страната. За времето на командировката те ще получават дневни пари. Заповедта за командировка трябва да бъде индивидуална за всеки или може да бъде и обща за всичките?

Отговор:Съгласно чл. 9, ал. 1 от Наредбата за командировките в страната, в заповедта за командироване се посочват:

1. наименованието на предприятието и длъжностното лице, което издава заповедта;

2. трите имена и длъжността на командированото лице;

3. мястото на командироването;

4. задачата, за която лицето се командирова;

5. времетраенето на командировката;

6. командировъчните дневни, пътни, и квартирни пари, на които командированият има право;

7. начинът на пътуването и други данни, които имат значение за определяне правото и размера на командировъчните пътни пари;

8. необходимостта и видът на отчета за извършената работа. От този изричен текст се прави извод, че за всеки работник следва да се издава конкретна командировъчна заповед, изпълнението на която се отчита индивидуално.“

Период на командироване- определя се в календарни дни и включва дните за изпълнението на задачата, дните на пътуването и почивните и празничните дни.

Изпратеното в командировка лице освен дневни пари за всеки ден от периода, когато този ден е официален празник следва да получи и удвоен размер на трудовото си възнаграждение. Пример от сайта на МТСП:

„Въпрос: В случаите на командировани служители за извършване на определена работа, в дни на официални празници, дължи ли работодателят, освен полагащите се командировъчни дневни пари и удвоения размер на възнаграждението на служителя, съгласно чл.264 от КТ.

Отговор: Съгласно чл. 121, ал. 1 КТ, работодателят може да командирова работника или служителя за изпълнение на трудовите задължения извън мястото на постоянната му работа. Съгласно чл. 4, ал. 1 от Наредбата за командировките в страната, командированият за времето на командировката има право да получи освен брутното си трудово възнаграждение и командировъчни пари при условията и в размерите, определени с тази наредба. В чл. 264 от Кодекса на труда е предвидено, че за работа през дните на официалните празници, независимо дали представлява извънреден труд или не, на работника или служителя се заплаща според уговореното, но не по-малко от удвоения размер на трудовото му възнаграждение.“

Пътни пари

При командировки в страната се полагат пътни пари за отиване до мястото на изпълнение на задачата и обратно, като се включват и разходи за ползване на обществен транспорт в рамките на населеното място, където е командировано лицето. Командироващата организация определя вида на използвания транспорт, като се посочва и превозното средство. Допуска се и използване на лично МПС, като в този случай на лицето се изплащат пътни пари, равни на равностойността на изразходваното гориво по разходни норми за най-икономичния режим, определен от производителя на това МПС. Задължително се посочват данните за вида и марката на личното моторно превозно средство, за разхода, вида и цената на горивото, за маршрута и разстоянията в километри по републиканската пътна мрежа, по които се установяват пътните пари.

В случай, че командированото лице има право на безплатен транспорт или ползва някакво намаление, не се полагат пътни пари или се признават в намален размер.

Когато няма възможност да се нощува в мястото на командировката, на командирования се разрешава да нощува в съседно селище и му се заплащат съответните пътни разноски.

Дневни пари

Дневните пари се определят в зависимост от това дали командированото лице ще нощува в друго населено място или не:

- Когато командированото лице остава да нощува в мястото на командировката, се заплащат дневни пари по 20 лв. за всеки ден от командировката.

- Когато лицето изпълнява служебните си задължения през по-голямата част от работното време в друго населено място без нощуване, се изплащат по 10 лв. на ден.

На командирования се заплащат дневни пари в размер до 200 на сто по преценка на командироващия в следните случаи:

1. при придружаване на чуждестранни гости;

2. при провеждане на международни прояви;

3. за отразяване посещението на чуждестранни официални правителствени делегации - журналисти, кореспонденти и др.;

4. при съвместно изпълнение на обекти и задачи с чуждестранни специалисти.

Квартирни пари

При командировки в страната квартирните пари се признават в пълен размер в размер на действително платените (вкл. за данъци и такси) срещу представен документ, издаден по установения ред, но не повече от утвърдената сума за една нощувка. Не се допуска компенсация между отделните нощувки.

Важно! За да се признаят и изплатят на лицето, направените от него разходи в допустимите размери, заповедта за командировка трябва да е заверена на конкретните дати на пристигане и заминаване от упълномощено служебно лице и подпечатана с печата на предприятието, в което е командировано лицето. В случаите, когато командировката е на обект, където няма печат, заверката се извършва само с подпис на отговорното служебно лице.

(следва продължение)

автор: Красимира Нечева

#командировки #КТ