Трудово досие на работника

Изричното задължение на работодателя да води трудово досие на работника или служителя беше въведено с измененията и допълненията в Кодекса на труда (КТ), обнародвани в ДВ, бр. 54 от 2015 г., в сила от 17. 07. 2015 г.

Преди това досието все пак беше препоръчително с оглед на по-добро систематизиране на документите, свързани с персонала и много предприятия поддържаха окомплектовано трудово досие.

Според последните промени в Кодекса на труда, в сила от 01.01.2017, част от документите от трудовото досие могат да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи. Видът и изискванията за създаването и съхраняването им се определят с акт на Министерския съвет. Но все още обнародвана Наредба по този въпрос няма.

Задължението за воденето на трудово досие, изготвянето и съхраняването на документи, свързани с трудовото правоотношение, е на работодателя (чл. 128б, ал.1 от КТ). Той е длъжен да изготвя и съхранява тези документи за нуждите на контролните органи, които извършват проверки за спазване на трудовото законодателство, както и в други случаи, когато това е необходимо.

Разпоредбата на чл. 128б, ал.2 от КТ посочва, че в него се съхраняват документите във връзка с:

• възникването,

• съществуването, изменението и

• прекратяването на трудовото правоотношение.

По този принцип докумените могат да се групират на:

Документи, свързани с възникването на трудовото правоотношение:

При документиране на възникването на трудовото правоотношение е важно да са спазени изискванията наНаредба № 4 ат 1993 г. за документите, които са необходими за сключване на трудов договор.

Съгласно чл. 1 от нея за сключване на трудов договор са необходими:

1. личен паспорт или друг документ за самоличност, който се връща веднага;

2. документ за придобито образование, специалност, квалификация, правоспособност, научно звание или научна степен, когато такива се изискват за длъжността или работата, за която лицето кандидатства;

3. документ за стаж по специалността, когато за длъжността или работата, за която лицето кандидатства, се изисква притежаването на такъв трудов стаж/осигурителна книжка,трудова книжка,служебна книжка/

4. документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудовата дейност по трудово правоотношение за срок над 3 месеца;

5. свидетелство за съдимост, когато със закон или нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало;

6. разрешение от инспекцията по труда, ако лицето не е навършило 16 години или е на възраст от 16 до 18 години.

Освен тези документи, трудовото досие трябва да съдържа още:

• трудов договор;

• заверено уведомление по чл.62 ал.5 от КТ;

• Служебна бележка за годност издадена от СТМ;

• длъжностна характеристика;

• Служебна бележка за проведен начален инструктаж и инструктаж на работното място;

• Служебна бележка за запознаване с правилника за вътрешен трудов ред и правилата за организация на работната заплата в предприятието

Документи във връзка със съществуването и изменението на трудовото правоотношение:

Тази група документи включват:

• допълнителни споразумения, сключени към трудовия договор (чл.119 КТ);

• заповеди във връзка с едностранно увеличаване на трудовото възнаграждение(чл.118 ал.3 от КТ);

• Заповеди във връзка с ползван платен годишен отпуск;

• Заповеди за налагане на дисциплинарни наказания съпроводени със съответните доклади и писмени обяснения;

• писмено съгласие за полагане на извънреден и нощен труд (когато такова се изисква съгласно КТ);

• писмено съгласие по чл. 113 ал.2 от КТ(за работа за повече от 48 часа седмично по договор за допълнителен труд);

• писмено съгласие по чл. 121, ал.2 КТ (за командироване за срок по-дълъг от 30 календарни дни);

• заявления на работника или служителя за ползване на различни видове отпуски,

• представени болнични листове

• решения от органите на медицинска експертиза (например на ТЕЛК) и други.

Документи, свързани с прекратяването на трудовото правоотношение :

Тук се включват:

• молба от лицето или предложение/предизвестие/от работодателя според причината за прекратяване на трудовия договор;

• заповед за прекратяване;

• опис на предадените документи на служителя ;

• обходен лист - в предприятията, при които е наложено като необходимо изискване

С това съвсем не се изчерпват документите,които е необходимо да съдържа едно трудово досие.Спрямо спецификата на дейността на фирмата/организацията/ е възможно прилагането и на други документи.

Колко години следва да се съхраняват документите от трудовото досие?

В Кодекса на труда няма изрична разпоредба

Според Закона за счетоводството:

Чл. 12. (1 )Счетоводната информация се съхранява на хартиен и/или на технически носител в предприятието в следните срокове:

1. ведомости за заплати - 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят

.........

(4) При прекратяване на предприятие или когато предприятието няма правоприемник, ведомостите за заплати се предават в Националния осигурителен институт по реда на чл. 5, ал. 10 от Кодекса за социално осигуряване

Според Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж:

Чл. 8. (1)Неполучените от работниците или служителите трудови книжки, дневниците и екземпляр от издадените удостоверения се съхраняват при работодателя в продължение на 50 години. В същия срок се съхраняват и неполучените трудови книжки, дневниците и удостоверенията в инспекциите по труда за трудови книжки, издадени от тях.

(2) При закриване на предприятието, без да е посочен правоприемник, всички съхранявани от него разплащателни ведомости, трудови договори (заповеди за назначаване), заповеди за преназначаване, заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни, заповеди за прекратяване на трудови правоотношения, трудови книжки и други документи, установяващи осигурителен стаж и доход на лицата, които са работили в предприятието, се предават на териториалните поделения на Националния осигурителен институт.

автор: Боряна Георгиева

#трудоводосие #КТ #трудовоправоотношение #трудовакнижка